Віддалений режим роботи, вільний графік, управління онлайн через zoom та електронну пошту. Усього за декілька місяців впроваджено новітні речі, які б за звичних умов підприємці не поспішали б застосовувати.

Але, не всі хто спробував віддалений режим роботи зможуть в подальшому відмовитись від цього. Адже багато хто прорахував економію в зв’язку із зменшенням витрат на відрядження, організацію та  утримання робочих місць. І зрозуміло, що використання віддаленого режиму роботи одними підприємцями підштовхує інших до того щоб спробувати варіант дистанційної роботи.

Як організувати віддалений режим роботи під час карантину та після виходу з карантину?

З метою нормативного забезпечення процесу організації дистанційної роботи, законодавець вніс зміни до Кодексу законів про праці.

З квітня 2020 року,  Кодекс законів про працю передбачає можливість виконувати роботу дистанційно.

Дистанційна (надомна) робота – це така форма організації праці, коли робота виконується працівником за місцем його проживання чи в іншому місці за його вибором, у тому числі за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій, але поза приміщенням роботодавця.

З працівником що виконує роботу дистанційно потрібно укласти відповідний трудовий договір, обов’язково у письмовій формі. З цього правила, правда, є виключення. Для оформлення трудових відносин щодо дистанційної роботи під час загрози поширення епідемії, пандемії або на час загрози військового, техногенного, природного чи іншого характеру, достатньо оформити наказ по підприємству.

На майбутнє ми рекомендуємо не обмежуватися наказом а укладати саме письмовий договір. Це пов’язано із необхідністю узгодження великої кількості питань між працедавцем і працівником.

Ітак, ви вирішили оформити працівника на  дистанційну (надомну) роботу. З чого почати?

Отримайте від працівника заяву про бажання працевлаштуватися або перейти на дистанційну (надомну) роботу. Дуже важливим фактором є виконання дистанційної (надомної) роботи саме на добровільних засадах.

Підготуйте письмовий трудовий договір на  дистанційну (надомну) роботу. В такому договорі, крім іншого рекомендуємо передбачити розподіл робочого часу та вказати чи поширюються на працівника правила внутрішнього трудового розпорядку. За загальним правилом, якщо не вказати про це в договорі, працівники розподіляють робочий час на свій розсуд і на них не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку.

Також, слід вказати яке своє обладнання і інструменти працівник буде використовувати для потреб підприємства та домовитись про розмір компенсації працівнику за зношування такого обладнання, як того вимагає Кодекс законів про працю. Крім того, бажано домовитись про компенсацію витрат за використання електроенергії, зв’язку та за обслуговування обладнання.

Не буде зайвим у договорі передбачити застереження про те, що працівника повністю влаштовують умови праці за визначеним ним місцем здійснення своєї дистанційної роботи.

Обов’язково розробіть посадову інструкцію, враховуючи права та обов’язки  працівника при виконанні роботи дистанційно. Пропишіть:

порядок використання обладнання;

обов’язок забезпечити недопуск до обладнання третіх осіб;

обов’язок використовувати паролі;

порядок дій у разі отримання підозрілих листів на електронну пошту чи фішингових атак.

Подбайте про наявність на підприємстві власних спеціалістів, які оперативно можуть виїхати та провести діагностику чи ремонт обладнання працівника, адже це знизить ризики втрати конфіденційної інформації.  Взагалі, постарайтесь забезпечити постійний зворотній зв’язок з працівником. Він не повинен боятися повідомити про будь-яку проблему чи підозру.